Integración de sistemas para que tus herramientas dejen de ser islas

Qué significa integrar, en la práctica

Integrar no es comprar un conector. Es decidir cuál sistema manda sobre cada dato, con qué frecuencia viaja y qué pasa cuando algo falla a medio camino. Esas decisiones son la mayor parte del trabajo. El código es lo de menos.

• Fuente de verdad por dato. El cliente vive en un sistema, el precio en otro y el inventario en un tercero. Se define quién manda y los demás obedecen.
• Dirección del flujo. En un sentido o en los dos. Los dos sentidos cuestan más y hay que justificarlos.
• Frecuencia. Al instante, cada hora o una vez al día. No todo necesita ser en tiempo real y pagarlo cuando no hace falta es tirar dinero.
• Qué pasa si falla. Reintentos, alertas y una cola que no pierda nada. Sin esto una integración deja de correr y nadie se entera hasta el cierre de mes.

Cómo conectamos un sistema que no quiere ser conectado

La mayoría de los sistemas que operan hoy en México no traen una API pensada para esto. Casi siempre hay otra puerta.

• API oficial, cuando existe y sirve de verdad. Es el mejor caso y el menos frecuente.
• Base de datos, con acceso de solo lectura y permisos acotados, cuando el proveedor lo permite.
• Archivos programados. Muchos sistemas exportan CSV o Excel a una carpeta. Eso ya es una integración.
• Correo. Los reportes que llegan por correo se pueden leer y convertir en datos.
• El propio navegador, como último recurso, para sistemas que no ofrecen ninguna otra salida.

El orden importa: siempre buscamos la puerta más estable primero, porque la más fácil de programar suele ser la que se rompe con la siguiente actualización del proveedor.

Qué construimos

• Servicios de sincronización entre dos o más sistemas
• APIs a la medida encima de sistemas que no traen una
• Un almacén intermedio cuando hay varias fuentes que se contradicen
• Tableros que leen de todo lo anterior sin volver a capturar nada
• Migración y limpieza de información histórica
• Alertas cuando un flujo deja de correr

Cómo lo abordamos

1. Mapa de datos. Qué información existe, en qué sistema vive y quién la considera correcta. Casi siempre aparece que dos áreas creen tener el dato bueno.
2. Elegir la puerta. Revisamos qué expone cada sistema, con qué límites y qué tan estable es.
3. Un flujo primero. Se conecta una pareja de sistemas de punta a punta, con reintentos y alertas incluidas desde el inicio.
4. Reconciliación. Se comparan los dos lados durante unas semanas para probar que no se pierde nada. Esta etapa se salta seguido y es la que evita los sustos.
5. Los siguientes flujos. Con el terreno probado, cada integración adicional cuesta menos.

Cuándo no vale la pena

• Cuando uno de los dos sistemas va a ser reemplazado pronto.
• Cuando el volumen es tan bajo que exportar a mano una vez al mes sale más barato.
• Cuando el problema real es que nadie se pone de acuerdo en cuál dato es el correcto. Eso se resuelve en una junta, no con código.